La dématérialisation consiste à transférer des documents papiers vers le web (support électronique) comme des contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs, ce qui permet de les partager, les faire circuler entre les entreprises, les partenaires, les particuliers. Les documents sont ainsi numérisés.
Ce mode de fonctionnement est une véritable source d’économie financière, humaine et de temps pour tous les utilisateurs et encore plus pour les entreprises.
Ainsi, pour répondre à ce besoin grandissant de la demande et de pouvoir stocker ces documents et données numérisés, le web s’est doté d’espaces de stockage appelé « Cloud ».
Ce qui nous amène à nous poser plusieurs questions autour de la dématérialisation des documents et de leur stockage en ligne.
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- Est-il utile et prudent de stocker ses données en ligne ?
- Sont-elles correctement sécurisées ?
- Comment fonctionne le Cloud et ses espaces de stockages ?
- Existe-t-il des outils en ligne pour partager ces documents ?
- Travailler à distance dans une équipe dispersée dans le monde devient-il possible ?
La dématérialisation de ses documents est devenue nécessaire
D’un point de vue historique, en France, l’année 2012 est un tournant pour la dématérialisation. En effet, les administrations peuvent depuis le 1er janvier 2012 recevoir des documents dématérialisées, et donc rattraper leur retard sur leurs voisins européens (tels que la Suède ou le Danemark).
Le plan « France numérique 2020 » prévoit que « le papier devra être définitivement abandonné et l’intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées ».
Pour une entreprise, la dématérialisation représente un investissement toujours important mais valorisé par un gain considérable !… Diminution des coûts de traitements, des délais logistiques, de facturations, d’encaissement, les sources des erreurs et pertes de données sécurisées, tracées grâce aux sauvegardes et au Cloud.
La dématérialisation est devenue indispensable dans toutes les étapes de gestion d’une famille ou d’une entreprise : elle apporte les suivis en temps réels, une plus grande réactivité, de la flexibilité, etc. L’information dématérialisée va ensuite être indexée, protégée et classée automatiquement.
Le traitement de ces documents dématérialisés peut aussi se faire via le workflow « Il sert à décrire le circuit des traitements, les tâches à répartir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les contrôles et modes de validation, et à fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires à l’exécution de sa tâche. »
Et cela, que ce soit sur site, à distance dans le monde, ou bien en offshore.
La dématérialisation entraîne la sauvegarde des données
Les données se perdent toujours trop vite. Il vaut mieux anticiper et sauvegarder vos données pour des raisons de bon sens.
La sauvegarde des données :
- Évite de tout perdre en cas de piratage,
- Permet de récupérer ses données en cas de perte ou de vol du matériel informatique,
- Permet de multiplier et de diversifier le stockage des informations,
- Peut dépister et identifier plus rapidement les erreurs, les auteurs.
Avec le faible poids des données (selon les quantités numérisées) il est facilement de diversifier ses sources de stockage et de les répliquer en cas de crash.
Les différentes manières de sauvegarder ses données (ses documents)
La méthode classique est d’utiliser une clé USB ou un disque dur externe. La méthode moderne est de stocker ses fichiers en ligne, via le Cloud « Il désigne le stockage et l’accès aux données par l’intermédiaire d’internet plutôt que via le disque dur d’un ordinateur. »
A ce jour, onze services de stockage Cloud disponibles sur le marché, se distinguent du lot.
Dont les plus connus sont :
Dropbox
En 2007 les entrepreneurs Drew Houston et Arash Ferdowsi créent le principe fondateur. En 2008, Dropbox est lancé. Le plus connu, leader sur le marché, compatible avec de nombreux systèmes d’exploitations : Windows, Mac OS X, Android et IOS et même sur Linux et BlackBerry.
Dropbox est facile à utiliser. Il créait un fichier sur un ordinateur qui, automatiquement se synchronise avec son double en ligne. De cette manière, toutes vos données sont accessibles, ou que vous soyez dans le monde, connecté à internet ou pas.
- Stockage possible en ligne (minimum) gratuit, est de 2 Go.
- Les dossiers stockés sur le Cloud peuvent être partagés, modifiés.
- En version payante, vous pouvez placer des codes d’accès pour protéger vos documents.
- La dernière version de Dropbox permet de signer des PDF depuis Dropbox.
- En termes de sécurité, le procédé d’identification se fait en deux étapes : les fichiers envoyés, téléchargés et hébergés sur le Cloud sont cryptés.
Google Drive
Lancée le 24 avril 2012 par la société Google, Google Drive compte, (octobre 2014) déjà 240 millions d’utilisateurs actifs. Facile d’utilisation, Google Drive est disponible sur PC ou Mac, Android ou iOS (pas encore disponible sur Windows Phone). Google Drive est un service de stockage et de partage de fichiers dans le Cloud.
Google Drive est intégré à la Google Suite ou GSuite, la solution regroupe Google Docs, Sheets, Slides et Drawings (une suite de fonctions bureautique permettant de modifier des documents, des feuilles de calcul etc.). Il a été créé pour les détenteurs de compte Gmail et les utilisateurs de Google. C’est l’un des meilleurs services de Cloud disponible actuellement.
- Sa quantité de stockage gratuite est importante : 15 Go.
- Cet espace de stockage est partagé entre les différentes applications Google.
- Astuce : lui aussi propose de partager vos documents avec d’autres utilisateurs et d’autoriser leurs modifications.
Amazon Drive
Amazon est vraiment partout, même dans le stockage en ligne ! Le géant du web a mis en place différentes offres. Celle gratuite, propose 3 mois d’essais conditionné à l’ouverture d’un compte sur Amazon…
- L’espace de stockage est illimité,
- La taille des fichiers à télécharger sur le drive est limitée à 48,82 Go.
Ce Cloud est surtout destiné à stocker des photos et des vidéos plutôt que des fichiers. Il est impossible de partager des dossiers, seulement les fichiers individuels, (éléments contenus dans un dossier) il ne correspond donc pas aux besoins de tout le monde.
Le travail partagé en ligne encourage la dématérialisation
Selon Wikipédia « On désigne par le terme de « Groupware » (en français Collectique) les méthodes et les outils logiciels (appelés collecticiels ou plus rarement synergiciels) permettant à des utilisateurs de mener un travail en commun à travers les réseaux. »
Le groupe de partage en ligne pallie au manque de temps, à l’isolement ou la délocalisation géographique.
Au lieu de perdre tu temps dans la mise en stockage des fichiers en ligne, puis de les partager avec ses collègues, les logiciels de partage en ligne permettent de simplifier les tâches et rapprocher les utilisateurs, la localisation des utilisateurs pouvant être mondiale.
Ce qu’il est possible de partager avec ce type de logiciel :
- un agenda,
- des documents,
- échanger des informations (forums électroniques),
- gestion de contacts,
- travailler en workflow,
- faire des conférences électroniques (vidéoconférence, chat…)
La dématérialisation des documents permet de redonner vie à ses contenus, à l’information et ainsi de pouvoir partager un savoir bien plus simplement grâce à internet et aux espaces de stockage à disposition de tout utilisateur.
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